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学校文具批量采购运输：签收验货标准流程

发布时间：2025-09-28 10:00:17

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内容：

一、到货前准备工作

单据核对
提前与物流公司确认《货运单》《装箱清单》电子版，重点核对：

采购订单号与合同是否一致
总件数与包装箱唛头标注是否匹配
特殊商品（如墨水、胶水）是否单独注明

验货场地准备

选择干燥平整的室内场地（避免雨天露天验货）
准备电子秤、卷尺、验货登记表、手机拍照设备

文具批量运输

二、现场验货六步法

步骤1：外包装初检

检查纸箱是否变形、受潮或破损（重点查看箱底和接缝处）
核对唛头信息：学校名称、货物品类、数量（与采购单差异＞5%立即拒收）

步骤2：开箱抽样规则

总件数≤50箱：全检
50-200箱：按20%比例随机开箱（每批至少抽样1箱）
＞200箱：按10%比例抽样（重点抽查易损品如钢笔、画具）

步骤3：商品细节验收

品类	关键检查点	常见问题
本册类	页数、装订牢固度	缺页、脱胶
文具套装	配件数量与清单对照	漏放橡皮/尺子
液体类	瓶盖密封性（倒置测试）	渗漏、容量不足

步骤4：签收异常处理

轻微问题：现场拍照留存，在《验收单》备注栏注明并签字
严重问题：立即联系物流公司现场负责人，要求出具《货物异常情况说明》

三、签收后注意事项

文件归档
保存《货运单》《验收单》至少2年（教育系统审计要求）
问题件跟进

破损件：72小时内向物流公司提交理赔资料
错发件：需供应商出具《补发确认函》后再签收

季节性特殊要求

冬季运输：到货后静置2小时再开箱（防止温差导致冷凝水损坏）
开学季高峰：提前与物流公司约定错峰送货时间

四、高频问题解答

Q：验货时发现少件怎么办？
A：立即暂停全部验货，要求物流公司现场清点剩余货物，若确认短缺需在《验收单》标注实际到货数量并三方签字确认。

Q：文具受潮能否拒收？
A：需区分责任：

包装完好受潮：属供应商包装问题，可拒收
包装破损受潮：属运输问题，需物流公司担责

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